Model IMOP (Integrated Model of Outsourcing Processes)

Poniżej przedstawiamy model procesów występujących w przypadku korzystania z usług dostawców zewnętrznych, świadczących usługi outsourcingu.

Model IMOP pozwala świadomie kształtować relacje z dostawcami zewnętrznymi i jest podstawą do prowadzenia negocjacji warunków i zakresu współpracy stron planujących podpisać umowę outsourcingową.

W skrócie przedstawiamy poniżej jedne z procesów występującego w modelu IMOP (proces Vendor Relationship Management - Zarządzanie relacjami z dostawcami).

Vendor Relationship Management: Zestaw procesów odpowiedzialny za zarządzanie relacjami pomiędzy dostawcą a kupującym usługi. Dotyczy zarówno sytuacji przed podpisaniem umowy (przygotowanie outsourcingu i negocjacje) jak i po jej podpisaniu. Proces ten jest realizowany przez 4 procesy niższego rzędu:

Contract Management

Zapewnienie, iż umowa we właściwy sposób reguluje prawa i obowiązki stron.

Główne cele

Zapewnienie, że umowa w sposób profesjonalny opisuje zakres usług, poziom usług, wynagrodzenie za usługi, kary umowne i zasady odpowiedzialności stron, metody rozwiązywania konfliktów/sporów;
Zapewnie, iż umowa odzwierciedla rzeczywistość, i realne potrzeby kupującego;
Wprowadzenie zmian do umowy, spowodowanych ciągłymi zmianami usług;
Ewidencja dokumentów kontraktowych (raporty, zestawienia, protokoły itp.);
Okresowa kontrola/audyt przestrzegania poszczególnych zapisów umowy (przez obie strony!!!, ważne jest zapewnienie, iż kupujący usługi przestrzega zapisów umowy, także w przypadku braku zastrzeżeń ze strony dostawcy).

Know-How Management

Zapewnienie swobody wykorzystania wartości niematerialnych i prawnych niezbędnych dla funkcjonowania kupującego i i świadczenia usług.

Główne cele

Zapewnienie praw do kluczowych elementów powstających przed i w czasie świadczenia usług przez dostawcę;

Zarządzanie prawami autorskimi do utworów powstałych w trakcie świadczenia usług (metody pracy, procedury, procesy, algorytmy, bazy wiedzy);

Ewidencja powstających utworów (procedur, algorytmów, itp., itd.);

Zapewnienie, iż wszelkie nowe elementy są na bieżąco przekazywane kupującemu przez dostawców i pod-dostawców;

Ewidencja wiedzy gromadzonej w ramach umowy i zapewnienie dostępu do niej po jej zakończeniu;

Bazy wiedzy, bazy problemów i metod ich rozwiązywania
Procedury (często niespisanie formalnie, acz wykorzystywane w pracy dostawcy, bez których usługi nie mogłyby być świadczone)

Zapewnienie, iż osoby biorące udział w świadczeniu usług posiadają odpowiednią wiedzę i kwalifikacje, okresowa kontrola tego faktu (zgodnie z zapisami umowy);
Krytyczne znaczenie ma zapewnienie praw własności lub ewentualnie praw do wykorzystania elementów powstałych w trakcie świadczenia usług. Kupujący usługi musi zachować pełną kontrolę nad wartościami niematerialnymi i prawnymi, użytkowanymi licencjami i innymi podobnymi umowami.

Market Relevance

Zapewnienie, iż warunki umowy co do poziomu usług, zakresu i związanego z nimi wynagrodzenia są zgodne z aktualna i przyszłą sytuacją na rynku.

Główne cele

Okresowa analiza sytuacji na rynku analogicznych usług;

Okresowe wyceny wg cen rynkowych;

Przygotowanie i inicjowanie okresowych renegocjacji umowy (zmiana zakresu, metod i kosztów usług);

Ewentualne odniesienie cen w umowie do danych statystycznych/raportów określających ceny usług (dotyczy usług typowych tzw. „commodity”);
Prowadzenie relacji z innymi dostawcami, w celu rozumienia dostępnych na rynku usług, ich poziomu oraz metod ich wyceny.

Model IMOP